Vestigingskaart VAE: Wat Het Is en Hoe Aanvragen of Verlengen

De regering van de VAE biedt sterke ondersteuning aan buitenlandse investeerders die een bedrijf willen oprichten in het land. Een van de belangrijkste voorwaarden is het voldoen aan alle registratievereisten en het verkrijgen van de benodigde documenten om legaal te kunnen opereren. Een van deze essentiële documenten is de Vestigingskaart van het bedrijf.

Deze kaart bevestigt dat het bedrijf officieel geregistreerd is en bevoegd is om commerciële activiteiten uit te voeren in de VAE. Het stelt het bedrijf ook in staat personeel in dienst te nemen, visa te sponsoren, toegang te krijgen tot overheidsdiensten en belangrijke administratieve, financiële en juridische procedures te beheren.

In dit artikel geven experts van Dynasty Business Adviser een overzicht van de belangrijkste functies en voordelen van het verkrijgen en gebruiken van een Vestigingskaart in de VAE.

Wat is een Vestigingskaart in de VAE?

De Vestigingskaart dient als een identificatiedocument van het bedrijf, vergelijkbaar met een bankpas, en bevestigt de officiële status van het bedrijf. Het bevat belangrijke gegevens zoals het logo, de naam, de bedrijfsactiviteit, de rechtsvorm, de uitgevende instantie, een uniek identificatienummer en de vervaldatum van de kaart. Uitgegeven door de immigratiedienst van het emiraat waar het bedrijf is geregistreerd, is de Vestigingskaart één jaar geldig en moet deze bij vervaldatum worden verlengd.

De Vestigingskaart wordt ook wel aangeduid als:

– Vestigingskaart
– Kaart van Vestiging
– Bedrijfsvestigingskaart (CEC)
– Immigratiekaart
– Bedrijfsimmigratiekaart (CIC)

Voordelen van de Vestigingskaart

Dit document speelt een cruciale rol in het waarborgen van soepele en ononderbroken bedrijfsactiviteiten en biedt verschillende voordelen:

– Legale werkgelegenheid: De kaart bevestigt dat het bedrijf officieel geregistreerd is en bevoegd is om personeel in dienst te nemen, wat essentieel is voor wettelijke naleving.
– Visa sponsoring: Hiermee kan het bedrijf visa sponsoren voor zijn werknemers en eigenaren, wat verhuizing en verblijfsprocessen vereenvoudigt.
– Toegang tot banken: Met de kaart kunnen bedrijven eenvoudiger bankrekeningen openen en financiële diensten gebruiken.
– Bedrijfsverificatie: Het fungeert als officieel bewijs van de legitimiteit van het bedrijf voor partners, klanten en overheidsinstanties.
– Snellere visumverwerking: Het bezitten van de Bedrijfsimmigratiekaart versnelt het visumaanvraagproces.
– Nutsvoorzieningen: Het is vereist om kantoorvoorzieningen zoals water, elektriciteit, internet en telecommunicatiediensten aan te sluiten.
– Overheidszaken: De kaart is essentieel voor taken zoals het vernieuwen van vergunningen, het openen van vestigingen, het registreren van personeel in loonadministratiesystemen en het afhandelen van juridische of administratieve zaken.

Hoe verkrijgt u een Vestigingskaart in de VAE

We hebben eerder besproken wat de Vestigingskaart is en welke voordelen deze biedt. Nu bekijken we de belangrijkste stappen en vereisten om er een te verkrijgen.

Vereisten voor het verkrijgen van de Vestigingskaart

Voor bedrijven die geregistreerd zijn in een Free Zone, wordt de Vestigingskaart meestal automatisch uitgegeven binnen 8 tot 12 werkdagen. Als uw bedrijf echter op het vasteland van de VAE is gevestigd, moet u zelf de kaart aanvragen. Het aanvraagproces voor de Immigratiekaart kan beginnen zodra uw bedrijfsregistratie is voltooid, mits u alle benodigde documenten gereed heeft.

Aanvraagproces

Als u zich afvraagt hoe u een Vestigingskaart in Dubai of andere emiraten kunt aanvragen, volgt u deze belangrijkste stappen:

– Zorg dat uw bedrijf correct geregistreerd is bij de relevante instanties — bijvoorbeeld het Department of Economic Development (DED) in Dubai of het Sharjah Economic Development Department (SEDD).
– Verzamel alle vereiste documenten voor de aanvraag.
– Dien uw aanvraag in via het officiële immigratieplatform Amer of door een bezoek te brengen aan een Happiness Service Center.
– Betaal de toepasselijke kosten en volg de status van uw aanvraag totdat de Vestigingskaart is uitgegeven.

Vereiste Documenten

Voor het aanvragen van een Vestigingskaart in Dubai of andere emiraten dient een geldige handelsvergunning als het primaire document. Afhankelijk van de bedrijfssector en structuur kunnen aanvullende documenten nodig zijn, zoals:

– Oprichtingsakte (Memorandum of Association)
– Document voor de oprichting van de Raad van Bestuur
– Lijst van gemachtigde tekenbevoegden
– Volmacht (indien van toepassing)
– Identificatiedocumenten van de oprichters van het bedrijf

Als uw bedrijf is gestructureerd als een BV (LLC), moet de handelsvergunning een lijst bevatten van alle aandeelhouders. Hun identificatiedocumenten moeten ook worden ingediend.

Laten we de aanvullende documenten nader bekijken op basis van het type onderneming:

Documenten op Basis van Bedrijfstype

Overheidsinstanties

– Document voor de oprichting van de Raad van Bestuur
– Officiële brief gericht aan de relevante overheidsinstantie

Particuliere Bedrijven

– Machtigingsbrief met vermelding van personen met tekenbevoegdheid
– Paspoortkopieën van alle partners
– Algemene volmacht (indien van toepassing)

Nationale Bedrijven

– Oprichtingsakte
– Vergunning van de nationale sponsor of lokale serviceagent

Startups in Ondersteuningsprogramma’s

– Officiële brief ter bevestiging van deelname aan het programma

Verwerkingstijd en Kosten van de Vestigingskaart

Uitgifte, Kosten en Functionele Voordelen van de Vestigingskaart

Zodra uw aanvraag succesvol is ingediend en alle kosten zijn betaald, wordt de Vestigingskaart meestal elektronisch binnen 48 uur uitgegeven en naar uw e-mail gestuurd. U ontvangt ook een sms-melding die u vraagt de fysieke kaart op te halen bij een van de immigratiedienstcentra. Het is belangrijk om de fysieke kaart goed te bewaren — bij verlies is een nieuwe aanvraag vereist voor vervanging.

Geschatte kosten voor online aanvraag:

– Aanvraagkosten: AED 50 (~€13,60)
– Uitgiftekosten kaart: AED 100 (~€27,00)
– Kosten elektronische diensten: AED 10 (~€2,70)
– Knowledge Dirham kosten: AED 10 (~€2,70)
– Innovation Dirham kosten: AED 10 (~€2,70)
– Express servicekosten (optioneel): AED 100 (~€27,00)

Let op: Over alle betalingen wordt een 5% btw gerekend.

De uiteindelijke kosten kunnen variëren afhankelijk van het emiraat en de dienstverlener.

Voor bedrijven in Free Zones liggen de totale kosten voor uitgifte of verlenging doorgaans tussen AED 650 en AED 1.500. Op het vasteland bedragen de kosten voor het verkrijgen van een Vestigingskaart ongeveer AED 1.000, terwijl bedrijven in Free Zones tot AED 2.000 kunnen betalen. Verlengen kost meestal hetzelfde als de eerste uitgifte.

Belangrijkste Kenmerken en Gebruik van de Vestigingskaart

De Vestigingskaart is niet alleen een regelgevende formaliteit — het geeft toegang tot verschillende belangrijke zakelijke functies:

– Overheidsbetalingen: De kaart kan worden gebruikt om online betalingen te doen voor diverse officiële diensten, vergelijkbaar met een bankpas.
– Financiële administratie: Bedrijven kunnen uitgaven volgen, betalingsgeschiedenis bekijken en meerdere kaarten beheren, wat vooral handig is voor bedrijven die onder verschillende licenties opereren.
– Beveiliging en fraudebescherming: Voor een veilige uitgifte wordt de Vestigingskaart alleen verstrekt na het indienen van de handelsvergunning en het paspoort van de gemachtigde tekenbevoegde. Immigratieautoriteiten kunnen aanvullende documenten vragen om de juridische status van het bedrijf te verifiëren. Alle transacties zijn veilig versleuteld en worden gemonitord.

Gebruik van de Vestigingskaart door Werkgevers

De integratie van de Vestigingskaart met betaalsystemen en andere overheidsplatforms vermindert aanzienlijk de administratieve lasten. Dit stelt werkgevers in staat essentiële procedures sneller en efficiënter af te ronden.

Loonadministratie

De Vestigingskaart speelt een cruciale rol bij het stroomlijnen van de salarisverwerking voor werknemers. Het helpt om een nauwkeurige en tijdige uitbetaling van lonen te waarborgen, wat bijdraagt aan een hogere medewerkerstevredenheid en naleving van de arbeidswetgeving in de VAE.

Bovendien faciliteert de kaart de registratie van werknemers bij de General Directorate of Residency and Foreigners Affairs (GDRFA) — een essentiële stap voor het beheer van visumprocedures, vooral wanneer werknemers grenzen oversteken of hun vergunningen verlengen.

Belastingnaleving

In de VAE functioneert het uitgeven en vernieuwen van de Vestigingskaart, samen met het onderhouden van bedrijfsvergunningen, als een vereenvoudigd alternatief voor traditionele belastingverplichtingen. Gezien de lage belastingtarieven in vergelijking met andere ontwikkelde economieën, is het naleven van deze administratieve taken essentieel voor legale bedrijfsvoering.

Voor btw-geregistreerde bedrijven kan de Vestigingskaart ook worden gebruikt om belastingbetalingen te automatiseren, wat de naleving en financiële processen verder vereenvoudigt.

Exclusieve Toegang tot Zakelijke Ondersteuning

Houders van een Vestigingskaart profiteren van technische ondersteuning 24/7, die helpt bij het oplossen van problemen met kaartopwaarderingen, configuratie en algemeen gebruik van de diensten.

Beschikbare ondersteuningskanalen zijn onder meer:

– Social Media: ICA op Facebook, Twitter (@ICA_Help)
– E-mail: Contactus@icp.gov.ae
– Chatbot: “Ask Hamad” beschikbaar op www.icp.gov.ae voor directe hulp.
– Callcenter: Directe ondersteuning via 600 522 222

Belangrijkste Functionaliteiten van de Vestigingskaart

Vernieuwing en Annulering van de Vestigingskaart

U kunt uw Vestigingskaart vernieuwen of annuleren via dezelfde dienst waarmee deze oorspronkelijk is uitgegeven — meestal via Amer-centra. De verwerkingstijd bedraagt doorgaans binnen 48 uur.

Hoe de Kaart te Vernieuwen

Het vernieuwingsproces volgt dezelfde stappen als bij de oorspronkelijke aanvraag:

– Vul het online aanvraagformulier in (beschikbaar in het Engels of Arabisch)
– Voeg de vereiste documenten toe
– Betaal de servicekosten, overheidsheffingen en eventuele commissies

⚠️ It’s strongly recommended to initiate the renewal process in advance to avoid potential delays due to public holidays, system issues, or other unforeseen circumstances. Using an expired Establishment Card may lead to fines or disruptions in business operations.

Renewal Costs

– Mainland companies: approx. AED 650
– Free Zone companies: AED 1,000–2,000
– Service commissions: AED 10–300
– VAT: 5% added to the total

Updating Information on the Establishment Card

It’s important to ensure that all details on the Immigration Card remain current and accurate. If there are changes to the company’s name, business activities, or ownership structure, the card must be updated accordingly.

To process an update, you’ll need valid justification and supporting documentation, such as:

– Updated commercial license
– Board of Directors’ official resolution
– Copy of the decree or amendment with authorized signatures

Keeping the Establishment Card up-to-date helps avoid legal issues and ensures uninterrupted access to business and immigration services.

Conclusion

The Establishment Card is a fundamental document for any company operating in the UAE. It confirms the legal status of the business and acts as a gateway to many essential services — from hiring employees and sponsoring visas to accessing government portals and financial systems. Whether your company is registered on the mainland or in a Free Zone, possessing a valid Establishment Card is not only a legal requirement but also a practical tool that simplifies day-to-day business operations.

Timely renewal of the card, along with regular updates to reflect any changes in company structure or ownership, is crucial for maintaining compliance and avoiding penalties. Moreover, the card offers added convenience through integrated services such as payroll processing, tax management, and secure access to immigration and administrative platforms.

For new businesses, understanding the process of obtaining the Establishment Card — including its cost, documentation, and renewal requirements — ensures a smoother launch and sustainable operation. For existing companies, maintaining an active and up-to-date card is equally important for continued growth and credibility in the UAE’s dynamic market.